Apskaitos dokumentas – popierinis ar elektroninis liudijimas, patvirtinantis ūkinę operaciją arba ūkinį įvykį ir turintis rekvizitus, pagal kuriuos galima nustatyti ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio tapatumą. Jie gali būti skirstomi pagal formą, paskirtį, sudarymo periodiškumą, vietą, duomenų apimtį bei kitus požymius. Toks klasifikavimas padeda geriau suprasti kiekvienos rūšies dokumentų pranašumus bei trūkumus, išsirinkti įmonei tinkamiausias formas.
Pagal forma dokumentai skirstomi į pavyzdinius, specialiuosius ir laisvos formos. Pagal paskirtį dokumentai skirstomi į tvarkomuosius, pateisinamuosius, buhalterinio įforminimo ir kombinuotuosius. Pagal sudarymo periodiškumą dokumentai skirstomi į vienkartinius ir kaupiamuosius. Pagal duomenų apimtį dokumentai skirstomi i pirminius ir suvestinius. Pagal sudarymo vietą dokumentai skirstomi į vidinius ir išorinius. Pagal apskaitos pozicijų skaičių dokumentai skirstomi į vienaeilius ir daugiaeilius.
APSKAITOS DOKUMENTAI:
- Ilgalaikio turto apskaitos dokumentai
- Atsargų apskaitos dokumentai
- Gamybos išlaidų apskaitos dokumentai
- Skolų apskaitos dokumentai
- Kasos operacijų apskaitos dokumentai
- Banko operacijų apskaitos dokumentai
- Įsipareigojimų apskaitos dokumentai
- Pardavimų apskaitos dokumentai
- Darbo užmokesčio apskaitos dokumentai
- Specialiųjų apskaitos dokumentų blankų apskaitos dokumentai
- Kiti apskaitos dokumentai
- Pagrindinės sutartys ir kiti juridiniai dokumentai
- Savininkų nuosavybės apskaitos dokumentai
- Įvairios pažymos ir apyskaitos
- Transporto įmonių apskaitos dokumentai
- Statybos įmonių apskaitos dokumentai
- Viešojo maitinimo įmonių apskaitos dokumentai
Ilgalaikio turto apskaitos dokumentai:
Ilgalaikio turto apskaitos dokumentus sąlygiškai galima sugrupuoti taip:
- Ilgalaikio turto įsigijimo ir jo naudojimo pradžios dokumentai,
- Ilgalaikio turto eksploatacijos ir remonto dokumentai,
- Ilgalaikio turto nusidėvėjimo (amortizacijos)skaičiavimo dokumentai,
- Ilgalaikio turto periodinio tikrinimo ir inventorizavimo dokumentai,
- Ilgalaikio turto perleidimo ar likvidavimo dokumentai.
Be to, kai kurių ilgalaikio turto rūšių (ypač finansinio turto) apskaitoje naudojami specifiniai dokumentai, skirti fiksuoti operacijoms su šiuo turtu.
Racionali ir informatyvi ilgalaikio turto apskaita negalima, jei nevedama aiški ir patvirtinta šio turto vidinė apskaita. Todėl įmonė, atsižvelgdama į savo informacinius poreikius (apskaitos duomenų detalizavimo lygį), pasirinktą ekonominę strategiją (pasirinkus nusidėvėjimo skaičiavimo normatyvus, metodus, nusistatytą įsigijimo vertės ribą, virš kurios turtas priskiriamas ilgalaikiam) bei turto apsaugos ir vidinės kontrolės reikalavimus (turto pajamavimo ir nurašymo, perkėlimo iš vieno padalinio į kitą kontrolę ir pan.), pati turi suformuoti vidinės ilgalaikio turto apskaitos modelį. Pagal šį modelį komplektuojami ir reikalingi ilgalaikio turto apskaitos dokumentai. Taip pat labai svarbu laiku ir teisingai finansinėje apskaitoje užfiksuoti operacijas su ilgalaikiu turtu, nes tai turi tiesioginį ir ilgalaikį poveikį įmonės ūkinės veiklos rezultatams – pelnui ar nuostoliui.
Apskaitos dokumentai:
- ilgalaikio materialiojo turto registracijos knyga,
- Ilgalaikio turto sąrašas pagal buvimo vietą,
- Ilgalaikio turto apskaitos kortelė,
- Ilgalaikio materialiojo turto įvedimo į eksploataciją aktas,
- Savos gamybos ilgalaikio turto pajamavimo aktas,
- Ilgalaikio turto perdavimo – priėmimo aktas,
- Ilgalaikio turto likvidavimo aktas,
- Materialinių vertybių, gautų ardant ir demontuojant pastatus bei įrengimus, pajamavimo aktas,
- Ilgalaikio turto sąnaudų kortelė,
- Suremontuotų, rekonstruotų ar modernizuotų objektų perdavimo – priėmimo aktas,
- Ilgalaikio materialiojo turto inventorizacijos aprašas,
- Ilgalaikio nematerialiojo turto inventorizacijos aprašas,
- Vertybinių popierių inventorizacijos aprašas,
- Ilgalaikio turto inventorizacijos rezultatų sutikrinimo žiniaraštis,
- Ilgalaikio turto nusidėvėjimo skaičiavimo žiniaraštis.
Atsargų apskaitos dokumentai
Atsargų apskaita apima visų materialinių vertybių (žaliavų, perparduoti skirtų prekių, statybinių medžiagų ir kt.), saugomų įmonės sandėliuose, apskaitą. Atsargų apskaita – sritis, kuri norminiais aktais beveik nereglamentuojama, tačiau labai svarbi tiek menedžmento apskaitos ir pagamintos ar parduotos produkcijos savikainos skaičiavimo, tiek įmonės vidinės kontrolės (apsisaugojimo nuo grobstymų) prasme. Todėl kiekvienoje įmonėje ji gali būti vykdoma skirtingai, prisitaikant prie konkrečios įmonės veiklos, vidinės kontrolės organizavimo specifikos. Dažniausiai skiriasi ne tiek pirminių apskaitos dokumentų formos, kiek jų asortimentas, tarpusavio ryšiai, sąveika su kitų apskaitos barų dokumentais ir registrais. Dar vienas reikšmingas reikalavimas keliamas sandėlyje saugomų atsargų apskaitai – sandėlyje draudžiama laikyti nedokumentuotas atsargas, t.y. tas, kurios neįtrauktos į apskaitą bei kurių įsigijimas ar laikinas saugojimas nepagrįstas atitinkamais pirminiais dokumentais. Pagaliau sandėlio apskaitos dokumentai, kaip ir visa apskaitos sistema, yra informacinis pagrindas įmonės valdymo sprendimams priimti, todėl atsargų apskaitos dokumentai ir registrai turi būti taip suprojektuoti ir tarpusavyje susisieti, kad valdytojai gautų pakankamai duomenų racionaliam atsargų naudojimui ir įsigijimui kontroliuoti, o apskaitos vedimo išlaidos neviršytų jos teikiamos naudos.
Pirminiai dokumentai:
- Prekės kortelė,
- Materialinių vertybių užpajamavimo orderis,
- Atsargų apskaitos kortelė,
- Atsargų likučių sandėlyje apskaitos žiniaraštis,
- Kortelė (medžiagų ir atsarginių dalių, skirtų automobilių eksploatacijai ir remontui, išdavimui iš anksto),
- Prekių priėmimo pagal kiekį aktas ,
- Prekių priėmimo pagal kokybę ir komplektiškumą aktas,
- Atsargų judėjimo sandėlyje apskaitos žiniaraštis,
- Medžiagos perkėlimo įmonės viduje važtaraštis,
- Atsargų inventorizacijos aprašas.
Gamybos išlaidų apskaitos dokumentai
Gamybos išlaidų apskaita yra vienas sudėtingiausių ir darbo imliausių apskaitos barų. Be to, ji labiausiai individualizuota, priklausanti nuo gaminamos produkcijos pobūdžio, apimčių, vidinės (menedžmento) apskaitos ir vidinės kontrolės sistemų, savikainos skaičiavimo būdo, išlaidų klasifikavimo ir kt. svarbiausias tikslas, keliamas gamybos išlaidų apskaitos formuojamai informacijai, – tiksli tiesioginių ir netiesioginių gamybos išlaidų apskaita bei priskyrimas konkretiems gaminiams siekiant nustatyti pagaminimo savikainą. Gamybos išlaidų apskaita yra vidinės (menedžmento) apskaitos, kurią (pagal Buhalterinės apskaitos pagrindų įstatymą) įmonės turi pasirinkti savarankiškai, dalis. Todėl, nei gamybos išlaidų apskaita, nei pirminiai dokumentai jokiais norminiais aktais nereglamentuoti. Visi pateikti dokumentai yra laisvos formos, jų turinį ir formą įmonės gali keisti, pritaikyti savo poreikiams. Šie dokumentai naudojami daugelyje gamybos įmonių, tačiau pačios formos, jų tarpusavio ryšiai skiriasi. Be to, įmonėse, kuriose taikomas periodiškai apskaitomų atsargų būdas, atsargų sunaudojimo ir nurašymo dokumentuose kainos ir sumos skiltys nepildomos. Todėl į pateikiamus dokumentus reikėtų žiūrėti ne kaip į išbaigtus ir plačiai pritaikomus, bet kaip į bazinius, kuriuos būtų galima pritaikyti konkrečios įmonės reikmėms. Dar vienas gamybos išlaidų apskaitos dokumentų išskirtinumas – juose naudojami patys įvairiausi matavimo vienetai (kiekio, svorio, ilgio, tūrio ir kt.), o jų objektai ne visada išreiškiami vertine išraiška.
Laisvos formos pirminiai dokumentai:
- Reikalavimas,
- Limito ir Medžiagų išdavimo kortelės,
- Produkcijos gamybai sunaudotų žaliavų ataskaita,
- Gamybos baro pamainos ataskaita,
- Pagamintos produkcijos kalkuliacijos suvestinė,
- Medžiagų nurašymo aktas,
- Maršrutinis lapas,
- Produkcijos pakavimo ataskaita,
- Produkcijos, žaliavų paėmimo laboratoriniams tyrimams aktas,
- Sunaudotų medžiagų laboratoriniams tyrimams ataskaita,
- Gamybinio (ekspedicinio) broko aktas,
- Gamybinio broko ir sugrąžintos produkcijos perdirbimo rezultatų apskaičiavimas,
- Nebaigtos gamybos likučių suvestinė,
- Produkcijos perdavimo į sandėlį lydraštis (važtaraštis),
- Atliekų perdavimo į sandėlį važtaraštis.
Įmonėse, atsižvelgiant į jų veiklos pobūdį, gali būti naudojami ir kiti gamybos išlaidų dokumentai: gaminio kortelė (pasas), medžiagų (žaliavų) likučių įrengimuose apskaičiavimas laikotarpio pabaigoje, įvairios gamybinių ataskaitų formos ir kt.
Skolų apskaitos dokumentai
Skolos – viena iš turto rūšių. Jos susidaro įmonei išsimokėtinai parduodant prekes, teikiant paslaugas, skolinant pinigus, mokant avansu ir pan. pagal savo pobūdį skolos finansinėje apskaitoje skirstomos į prekybines, finansines, kitas skolas, pagal apmokėjimo terminą – į trumpalaikes ir ilgalaikes. Tuo tarpu pirminių apskaitos dokumentų požiūriu šis klasifikavimas nėra svarbus.
Dokumentai, labiau susiję su skolų apskaita ir valdymu:
- Skolų įmonei apskaitos kortelė,
- Avanso apyskaita,
- Komandiruotės pažymėjimas,
- Atsiskaitymų su atskaitingais asmenimis apskaitos žiniaraštis,
- Atsiskaitymų su atskaitingais asmenimis apskaitos kortelė,
- Skolų įmonei (debitorių) inventorizacijos aprašas ,
- Pažyma prie skolų įmonei (debitorių) inventorizacijos aprašo,
- Atsiskaitymo su debitoriais suderinimo aktas,
- Atsiskaitymų su pirkėjais apskaitos ir pajamų nustatymo žiniaraštis,
- Prašymas grąžinti (įskaityti) mokesčio permoką,
- Vekselių važtaraštis,
- Gautų vekselių žurnalas (sąrašas).
Skolų įmonei apskaitos dokumentų formos ir jų naudojimas griežtai nereglamentuoti norminių dokumentų. Skolų apskaitos dokumentai yra daug kuo panašūs į įsipareigojimų apskaitos dokumentus, o jų pasirinkimas ir forma priklauso nuo įmonės veiklos pobūdžio, organizacinės struktūros, apskaitos organizavimo būdo.
Kasos operacijų apskaitos dokumentai
Kasos operacijos susijusios su viena iš labiausiai grobstomų turto rūšių – grynaisiais pinigais. Be to, apskaitoje fiksuojant ne visas pinigines įplaukas, sudaromos prielaidos „dvigubai“ buhalterijai bei mokesčių nemokėjimui. Todėl visi kontrolieriai daugiausia dėmesio skiria operacijų grynaisiais pinigais apskaitai. Kasos operacijos – viena iš nedaugelio griežtai reglamentuotų apskaitos sričių. Svarbiausias šią sritį norminantis dokumentas – kasos darbo organizavimo ir operacijų vykdymo taisyklės. Taip pat griežtai reglamentuotos ir kasos operacijoms skirtų pirminių apskaitos dokumentų formos. Įmonės negali jų laisvai keisti, pritaikyti savo reikmėms. Tačiau patogumo sumetimais, be privalomų pirminių dokumentų, įmonės gali naudoti ir kitus papildomus laisvos formos dokumentus, jeigu tai padeda kaupti duomenis ir tvarkyti apskaitą pagal įmonės poreikius.
Pirminiai dokumentai:
- Kasos pajamų orderis (kvitas) – specialusis apskaitos dokumentas,
- Kasos išlaidų orderis,
- Kasos knyga,
- Kasos pajamų ir išlaidų dokumentų registracijos žurnalas,
- Priimtų ir išduotų pinigų apskaitos knyga,
- Grynųjų pinigų priėmimo kvitas (forma Nr.10),
- Elektroninio kasos aparato kasos žurnalas,
- Grynųjų pinigų patikrinimo kasoje aktas.
Be to, su kasos operacijų apskaita susiję ir kiti dokumentai: Dingusių specialiųjų apskaitos dokumentų blankų aktas, Mokėjimo žiniaraštis (naudojamas vietoj kasos išlaidų orderio), Kasos pajamų orderių perdavimo aktas ir kt.
ŠALTINIAI
1. BŪDVYTIENĖ Dalė. „Kaip atlikti inventorizaciją ir dokumentuoti jos rezultatus“. Vilnius 2002 m.
2. GUDAITIENĖ Ona. „Finansinė apskaita“. Vilnius 2002 m.
3. „Pirminiai apskaitos dokumentai“. Vilnius 2002 m.
